ICT 기술 발전은 우리의 모든 생활을 매우 빠르게 발전시키고 있다. 빅데이터, 인공지능 등 그 진화의 속도는 기업의 사무 환경도 바꾸고 있다. 더군다나 스마트폰으로 대변되는 모바일의 진화는 업무를 다양한 형태로 발전하면서 과거 영화에서 보았던 믿을 수 없는 일들을 현실화 시키고 있다.  스마트폰에 익숙한 직원들이 늘어남에 따라 스마트폰을 기반으로 하는 모바일 오피스 업무환경을 구축하고 이를 통한 업무 프로세스를 효율화할 수 있는 기회가 증가하고 있다.

스마트워크를 가속화하고 업무를 효율화하는 그룹웨어나 기업형 SNS도 이에 따라 모바일 버전 등이 필수화되고 있어 지금 심각한 현안으로 떠오르고 있는 고용 없는 성장, 저 출산, 여성경력 단절, 고령화 등으로 언급되는 사회적·국가적 문제 해결에도 스마트워크가 일조를 할 것으로 전문가들은 예측하고 있다. 이런 발전 추세에 따라 기업들도 급변하는 환경에 유연하게 대처해야 하며 이 추세에 적응하지 못한다면 자칫 경쟁에서도 뒤쳐질 수 있는 기업생존의 문제와도 직결될 수도 있다.

언제 어디서나 편리하게, 효율적 업무에 종사할 수 있는 업무 환경

스마트워크는 기존의 지정된 업무 공간인 사무실의 개념을 탈피해 다양한 장소와 이동환경에서도 언제 어디서나 편리하게, 효율적으로 업무에 종사할 수 있도록 하는 미래지향적인 업무 환경을 말한다. 이런 스마트워크는 기업의 일하는 방식의 변화를 가져오는 것은 물론 업무의 효율화와 과학화로 기업 경쟁력 강화의 필수 요소로 떠오르고 있다.

그룹웨어 전문기업인 이노비즈㈜의 ‘오렌지’ 영업을 담당하고 있는 김창규이사에 따르면 “이제 일하는 방식을 바꾸지 않는 기업은 점점 경쟁에서 뒤쳐질 것이며 소통과 협업의 도구인 그룹웨어 등을 포함한 스마트워크 툴들을 하루빨리 도입하는 것이 급선무”라고 말한다.

스마트워크의 유형은 그림에서 보듯이 네 가지로 나눌 수 있다.

1) 모바일오피스는 모바일 기기를 활용해 장소에 제약을 받지 않고 업무를 수행하는 것을 말한다. 주로 출장이나 고객을 만나는 일이 잦은 영업직종이나 기술직종, 전문 AS기사 등의 엔지니어들에게서 많이 찾아볼 수 있는 근무형태이다. 이동이 많은 현장 근무 환경에 적합하며 통신장비와 휴대용 장비, 최근 많은 보급이 이루어지고 있는 태블릿 PC를 이용해 집, 열차, 비행기 안에서 또는 공동시설센터에서 작업한다. 언제, 어디서나 업무처리가 가능하다는 장점 때문에 현재 모바일오피스를 도입하려는 경영자와 근로자가 증가하고 있지만 스마트폰을 활용한 위치추적 등 직원들에 대한 감시와 통제가 될 수 있다는 반대 목소리도 있다.

2)스마트워크센터는 본사가 아닌 도시 외곽이나 중소도시에 IT환경을 갖춘 사무실을 개설해 자택 인근의 원격 사무실에 출근, 업무를 수행하는 곳을 말한다. 도심 분산을 통한 교통정체완화와 저 탄소 녹색성장, 여성의 육아와 일의 병행을 통한 출산율 상승 등으로 정부 현안 문제에 해결점을 제시하고 있다. 민간 기업부문에서는 근무자에 최적화된 창의적인 환경과 출퇴근 시간감소로 인한 피로감 완화로 업무생산성과 효율성 향상을 가져오기에 많은 기업들이 스마트워크 센터구축에 힘을 쏟고 있다. 종류로는 위성센터, 로컬센터, 근린 센터가 있으며 후자의 근린센터의 경우 여러 이용자들의 공동장비이용으로 중소기업에 업무 환경을 제공하기도 한다.  회사 사무실과 유사한 수준의 사무환경을 제공함으로써 보안성 확보와 근태관리가 용이하다. 하지만 별도의 사무 공간 및 관련 시설비용이 부담되고 관련 법 및 제도 정비, 관리조직 및 시스템 구축이 필요하다.

4)스마트 오피스는 사무실 내에서 화상회의 영상협업업무를 처리할 수 있는 IT기반 사무실을 말한다. 사무실 내 영상협업 업무환경을 대형, 중형, 탁상용 영상회의를 통해 제공하며 업무시설 외에도 원격회의시설과 육아시설이 제공된다. 인프라로는 기업용 IP전화교환기, FMC (Fixed Mobile Convergence, 유선통신과 무선통신의 융합 환경), UC(Unified Communication, 유무선 융합서비스. 유비쿼터스 환경) 등이 필요하다.