( 클라우드 서비스에 최적화 된 그룹웨어 오렌지 모바일 화면 )

초연결, 초지능의 4차 산업혁명시대에 빅데이터의 중요성은 말할 나위가 없다. 데이터를 어떻게 관리하고 활용하느냐에 따라 업무의 생산성과 협업의 성과가 큰 차이를 보인다. 따라서 대세인 클라우드 업무환경구축은 비즈니스 성공의 기본 요건으로 점차 인식되고 있다.

클라우드형 비즈니스 환경은 클라우드 기술을 이용해 업무 효율성을 높이고 만족도를 향상시키는 제반 IT환경이라고 말할 수 있는데 크게 클라우드 저장소, 웹 오피스, 소셜 인트라넷, 통합 커뮤니케이션(UC, Unified Communications) 솔루션 등으로 이루어 진다. 최근에는 구성원간 자유롭게 의견을 나누고 자료를 공유하는 협업 분위기가 대세가 되면서 클라우드형 그룹웨어 관심도 증가하고 있는 추세이다.

클라우드란 용어가 비즈니스 환경에 본격 거론된 것은 불과 몇 년 전부터이지만 2006년부터 구글의 CEO 에릭 슈밋이 서버, 스토리지, 소프트웨어 임대 사업을 제안했었다. 하지만 그 당시에는 업계에 큰 반향을 일으키지 못했다. 아마존이 AWS(Amazon Web Services) Cloud를 미래 주력 사업으로 정하고 공격적으로 마케팅을 하는 등 오늘날 IT 업계는 클라우드를 빼고서는 이야기가 안될 정도로 열풍에 휩싸여 있다.

시스코가 발표한 전 세계 데이터센터 및 클라우드 컴퓨팅 트래픽 전망 보고서 결과를 보면 2016년까지 전 세계 데이터센터 트래픽이 6.6제타바이트(제타는 10의 21승)로 4배가량 성장할 것으로 전망되는 가운데 이 중 클라우드 트래픽이 66%가량을 차지하며 4.4제타바이트에 이를 것이라고 한다. 즉 전 세계 70%에 육박하는 엄청난 양의 데이터 트래픽이 클라우드 상에서 운영될 것으로 예측하고 있다.

기업들이 클라우드 솔루션을 도입하려는 가장 큰 이유는 경제성이다. 막대한 투자를 해서 IT 자원을 소유하는 것보다는 빌려 쓰는 것이 훨씬 효율적인 면이 더 많다는 판단이다. 또한 IT 인프라 관련 하드웨어 투자뿐만 아니라 관련 인력도 기업에 둘 필요가 없이 전문가에게 의뢰만 하면 되는 편리성과 효과성이 뛰어나다.

클라우드 솔루션은 이뿐 아니다. 필요한 정보에 접근하기 위해 특정 시스템을 고집할 필요가 없으며 정보가 저장된 위치에 관계없이 어느 지역, 어떤 데이터든 모든 디바이스로 접근이 가능해진다. 보다 자유롭고 유연하면서 효율적인 업무 환경이 조성되어 생산성이 높아짐은 물론이고 활용 가치가 높아 새로운 부가가치까지 제공해 주는 다양한 이득이 있다.

앞의 전 세계 데이터센터 및 클라우드 컴퓨팅 트래픽 전망 보고서에 따르면 우리나라는 고속 브로드밴드에 힘입어 클라우드를 위한 준비가 다른 나라들에 비해 앞서지만 실제 솔루션 활용에서는 크게 못 미치고 있다. 언급한 많은 장점에도 불구하고 관심에서 뒤쳐져 있고 사용자의 이해가 부족한 점이 매우 안타까운 현실이다.

또한 이메일, 통합 메시징, 인스턴트 메시징, 웹·보이스컨퍼런싱, 엔터프라이즈 비디오 컨퍼런싱, 팀 협업, 기업용 소셜 네트워킹을 포함한 국내 모바일 UC&C(Unified Communication & Collaboration) 솔루션 시장은 2016년 현재 약 642억 원 규모로 추산되며 연평균(CAGR) 24.5% 성장해 2019년에는 약 1,075억 원 규모에 이를 것으로 예상된다고 IDC는 밝혔다.

이제 클라우드 솔루션은 효율적 기업 운영과 비즈니스 콜라보레이션에 필수 불가결한 요소가 되어가고 있다. 특히 현대 기업에 있어서 협업의 중요성은 더욱 강조되고 있는데 업무가 단순 지시이행이 아니라 창의성 발휘 역량으로 변해가기 때문이다. 개인의 개별적 능력보다는 구성원들간의 협업으로 시너지 창출이 개인 역량보다 몇 배의 업무 성과를 나타내는 것으로 검증이 되고 있다. 소위 말하는 집단지성 효과를 기대하게 된 것이다.

맥킨지 글로벌 인스티튜트와 스위스 UBS 금융그룹의 최근 자료에 따르면 '4차 산업혁명 시대에 필요한 직무역량'으로 ①문제인식 역량 ②대안도출 역량 ③협업, 소통역량을 거론했는데 이처럼 미래에도 협업과 소통이 매우 중요한 업무 역량이 될 것이다. 그 중심에 그룹웨어가 있는 것이다.

따라서 현재 그룹웨어의 기능들인 이메일, 전자결재, 커뮤니티, 문서/지식관리 등의 기능을 얼마나 잘 활용하느냐에 따라 업무 성과 차이는 상상이상으로 벌어지고 이 격차가 기업의 경쟁력 차이로까지 이어진다는 것이 전문가들의 전망이다.

( 설치형 오렌지 그룹웨어 화면 )

이런 세계적 시장 추세에 따라 우리나라 솔루션 기업들도 그룹웨어, ERP 등 자사 주력 제품들을 클라우드 서비스화하는 클라우드 시장 공략에 나서고 있다. 클라우드형 그룹웨어는 구축형과 임대형으로 나눌 수 있는데 우리 회사에만 맞는 차별화 시스템을 사용하고 싶다면 구축형을 택하면 되고 특별한 업무나 특이점이 없다면 그냥 기존 솔루션이 제공하는 기능만 사용하는 임대형을 선택하면 된다. 처음부터 잘 기획을 해서 선택해 도입해야 나중에 큰 낭패를 피할 수 있으니 신중하게 시간을 가지고 꼼꼼하게 결정해 도입하기를 권장한다.

과거에는 구축형이 대세였다. 그러나 최근에는 임대형이 대세를 이루고 있다.

◈ 클라우드 그룹웨어 도입 핵심 가이드 ◈

클라우드 그룹웨어는 서버, 인프라에 대한 운영과 관리를 모두 그룹웨어 업체가 담당하며 고객사는 적은 비용으로 임대만 하면 된다. 또한 별도의 관리나 운영인력에 대한 부담도 없다. 요즘은 모바일을 통해 언제 어디서든 그룹웨어를 이용할 수도 있고 고객사는 시스템 신규 업그레이드 등에 대한 부담도 전혀 없기 때문에 클라우드형 그룹웨어 도입이 대세가 되어가고 있다.

최근까지 그룹웨어 솔루션 0를 썼던 A사는 한 달전 클라우드형 그룹웨어로 바꾸었는데 예전처럼 전혀 불편함이 없이 잘 사용하고 있다. 과거에는 그룹웨어의 가장 기본인 메일 사용이 불편했고 특히 해외에서 사용할 때 불편함이 많았다고 한다. 그러나 교체하고 나서는 언제 어디서나 편리한 안정적 메일 서비스와 전혀 신경 쓸 일이 없는 직접 운영의 번거로움 해소, 저렴한 이용료 등으로 100%이상 만족하고 있다. CEO나 임원 등의 경우는 무엇보다도 클라우드 결재 이용 만족도가 높다고 한다.

이렇듯 클라우드형 그룹웨어가 선택되고 있는 이유는 4차 산업 시대에 맞춘 빠른 혁신과 변화 속에서 소비자와 시장의 요구에 대응하고 새로운 비즈니스 기회를 포착하기 위해 필요하다는 평가이다. 소통과 협업이 절실한 비즈니스 환경에서 클라우드 서비스는 시간과 장소의 제약없이 일할 수 있는 최고의 장점이 있다.

하지만 아직도 클라우드형 그룹웨어에 대한 이해 부족으로 중소기업에서의 도입은 저조하다. 비용 부담이나 조직의 역량 등을 염려하지 않아도 되니 적극적인 도입을 권장한다.