지난 1971년 설립된 해외문화홍보원은 문화체육관광부 소속기관으로 우리나라를 해외에 널리 알리고 해외의 문화와 교류를 한국에 알리는 소통의 가교 역할을 하고 있다. 우리 정부의 정책, 정상외교, 국제협력 등을 홍보하고 지원하고 있고 문화예술공연, 전시회, 문화축제, 한국영화제 등 다양한 행사를 개최하며 해외언론인, 지식인, 문화예술인 등 오피니언 리더들과 끊임없는 소통을 주 업무들로 하고 있다.
현재 전 세계 27개국 31개의 한국문화원을 운영하고 있는데 아시아o태평양지역에 일본, 중국, 태국, 인도, 베트남, 인도네시아, 필리핀, 호주 등 8개국과 유럽에는 영국, 프랑스, 독일, 러시아, 스페인, 폴란드, 벨기에, 헝가리, 카자흐스탄, 터키, 이탈리아 11개국이 있으며 미주지역에는 미국, 캐나다, 아르헨티나, 멕시코, 브라질 5개국이 있다. 아프리카에는 나이지리아 한국문화원이 있고 중동지역에는 이집트, 아랍에미리트 문화원이 있다. 이 지역에 총 41명의 주재관이 문화홍보의 전령사로서 활동하고 있다.
현재 해외문화홍보원이 중점적으로 추진하고 있는 사업은 '2018 평창동계올림픽, 패럴림픽'에 대한 해외의 관심을 높이기 위한 해외 홍보이다. 그동안 이 사업은 평창 동계올림픽대회 조직위원회와 문체부, 강원도, 한국관광공사 등으로 산발 추진되어 왔으나 이를 하나의 창구로 일원화해서 종합적이고 체계적인 해외 홍보 전략을 수립해 전 세계의 관심을 단계적으로 높여 나고 있다.
또한 세계 각국 주요 도시에 있는 재외 한국문화원과 함께 다양한 홍보활동을 진행하는데 이를 일사불란하게 지원하기 위해서는 예산과 인사 등을 효율적으로 관리하기 위한 시스템의 지원이 필수이다. ‘재외 한국문화원 행정지원시스템’은 바로 이런 글로벌 활동을 효율적으로 진행하기 위한 본원과 재외한국문화원간 협업과 내부 예산회계를 통합하는 새로운 인트라넷을 구축하는 것이다. 따라서 이 인트라넷 시스템 구축은 ①행정지원 업무 효율화, ②사용자 편의성 강화, ③시스템 최신화 등 세 가지 목적을 달성하는 것이었다.
① 행정지원 업무 효율화
- 예산배정, 집행, 결산 등의 예산회계와 인사관리 업무지원통합
- 본원과 재외한국문화원 간의 원활한 업무협조
② 사용자 편의성 강화
- 예산회계업무처리의 신속성과 정확성제고
- 인사관리 투명성 보장
- 실시간 업무소통의 지원
- 통합된 내부시스템 창구 제공
③ 시스템 최신화
- 신시스템 신인터페이스
- G-클라우드기반의 성능과 효율 극대화 환경으로의 전환
- 기존 i-나루시스템 등 자료의 안정적 이관 및 유지
한편 이번 프로젝트의 사업 범위는 아래 그림과 같다.
먼저 1)시스템 데이터이관 및 기반을 마련하기 위해 ▷기존 i-나루와 노후화된 회계시스템 폐쇄 ▷기존 시스템에서 확장되고 통합된 재외한국문화원 행정업무 지원 ▷시스템을 독립된 신규사이트로 구축했다.
그리고 2)행정업무지원 웹 어플리케이션 개발을 통해 ▷예산회계시스템:재외한국문화원 운영예산의 배정, 집행, 결산 등의 기능안정 구현 ▷인사관리시스템:인사기록, 근무평점, 통계기능 등 구현 ▷내부인트라넷:본원과 재외한국문화원간 업무소통 및 공조기능을 구현했다.
마지막으로 3)안정적인 G-클라우드 시스템으로 전환하기 위해 ▷i-나루시스템 상에 있는 기존자료의 안정적 이관 및 유지 ▷기존환경 및 시스템운영상의 문제점 도출을 선행하고 G-클라우드 환경에 최적화하여 구현했다.
포렌이 진행한 해외문화홍보원 행정지원시스템 구축 사업의 중요한 두 축은 회계와 인사 시스템이다. 한국문화원 운영에 기반이 되는 회계 예산의 효율적인 관리와 편의성을 제공하는 예산회계시스템 업무의 흐름도는 아래와 같은데 구축 내용은 다음과 같다.
1. 예산회계시스템
1) 예산설정 및 마감관리
▷예산편성/예산확정 마감 기능: 마감 후 입력 및 수정 불가
▷조직도의 부서와 예산부서의 Mapping
▷년도 별 예산업무설정
- 예산LEVEL(관/항/목/세 항/세목 등 코드자릿수도 지정)
- 예산통제단위/전용단위 설정. 예산전용/배정 승인사용여부
▷예산코드등록
- 예산코드 및 명칭 정의. 통제계산기준, 통제기간,
▷프로젝트 Mapping 등 정의
▷부서별 예산코드 사용여부 설정
▷월/년 마감 등록 및 승인처리
2) 예산관리
▷재외 문화원 사업예산 편성 자료 입력
▷본원에서 편성 예산 참조하여 예산 변경 및 확정
▷예산전용/배정/추경 등 예산의 변동내역등록 및 승인
▷잔여예산 월 이월 기능
▷예산총괄현황(연간/편성/확정/전용/배정/추경/이월예산)
▷예산집행현황/상세현황
▷예산실적비교, 예산대비실적 증감, 전기대비 예산실적 증감
▷재외 문화원 예산 교부에 대한 본원 확인 및 변경 후 승인절차 및 결재
3) 지급관리
▷예산기안(추산)등록: 사용가능예산참조. 전자문서 연동 가능
▷지출결의등록: 예산기안 참조하여 지출등록.
▷지출결의자동기표 자동 생성
- 지급 처 구분: 거래처, 기타소득자, 사업소득자 등
▷관리자 기능: 임의반려 기능. 재 기표 기능
▷자금이체등록: 지출결의 참조하여 이체등록
- CMS 와 연동하여 이체지급. 이체지급자동기표
▷지출부조회, 지출예산통제원장
▷지급 과목, 금액, 반납요청 에 대한 결재 및 변경 관리
지출 처리에 대한 지급계좌 확인
4) 수입관리
▷수입결의등록
- 농협은행 하나로브랜치와 연동하여 입금정보 참조하여 등록
- 국세청 세금계산서전송 기능 연동 가능
▷수입결의자동기표
▷수입결의상세현황
5) 자산 관리
▷유형자산, 무형자산, 부외자산 등 관리 가능한 자산정보 등록이 가능함
▷자산변동내역 관리 및 감가상각에 반영
- 자본적 지출, 매각/ 폐기, 내용 년수 변경, 상각 방법 변경, 분할 / 이동
▷감가상각계산 및 자동기표
▷법인별 정액법, 정률법 별도 설정하여 상각 계산에 반영함
▷향후 바코드 연계를 통한 실사등록 기능 확장이 가능함
▷개인별 지출업무 완결 후 취득정보를 연계하여 자산마스터에 반영함
2. 인사시스템
다음으로 한국문화원 운영에 기반이 되는 인력 관리와 인사평가, 급여계산과 Back-Data 관리에 중점을 둔 인사시스템의 흐름도는 아래 그림과 같다.
1) 인사관리
▷인사기본자료를 등록
▷기본자료 외 추가 자료를 등록
▷교육 및 호봉관리
▷인사변동관리
▷각종 증명서 출력
- 재직증명서, 경력증명서, 근로계약서
▷기간별인원현황 조회
▷인사기록카드 출력
2) 급여관리
▷월 급여 기초자료 등록 및 조회
▷공제내역 기간별 등록 및 관리
▷급·상여 조회 및 변경
▷급여 계산 및 개인별 급여조회
3) 근태 및 인사평가관리
▷일/월 단위 근태 등록 및 조회
▷일 근태집계 생성 및 조회
- 시간외근무 및 휴일근무수당 등록
▷인사평가 기초 자료 등록
▷인사 상향/하향 평가 등록 및 평가내역 확인
3. 커뮤니티 시스템
한편 이와는 별도로 커뮤니티 시스템도 구축했는데 세부 구현과제는 다음과 같다.
1) 상시적인 정보 PUSH 관점의 “알림의 창＂ 메뉴 전진 배치로 신속하고 정확한 정보의 전달
2) 참여 이벤트, 정보 및 자료 전달 기능의 신속화를 위한 안정적이고 편의성 높은 관리자 기능 3)구현 재외한국문화원의 행정지원시스템 접근을 위한 인트로 사이트 역할로 예산회계 기능 연계
㈜포렌은 이상의 3개 시스템을 통해 해외문화홍보원의 목표가 원활하게 달성할 수 있도록 전산자원 환경의 전사적 전환기에 맞추어 새로운 시스템의 정확한 구축과 안정적 운영의 종합적인 문제를 해결했다. 또한 조직과 인적자원구성 지원과 개발 사업과 운영 사업의 유연한 연계수행도 가능하게 함으로써 우리나라 홍보의 기본적인 시스템을 제공하게 되었다. ◆
<주요 화면>
