오렌지 그룹웨어팀에 그동안 고객들이 가장 많이 문의해 오는 내용 다섯 가지를 정리해 보았다. 이 질문들을 다 이해하면 그룹웨어 도입에 성공할 키워드는 모두 알게 될 것이다.

Q1. 그룹웨어로 할 수 있는 일은?
Q2. 그룹웨어 어떻게 구축해야 하나?
Q3. 그룹웨어를 사용하면 업무생산성이 향상되나?
Q4. 구축형과 임대형 중 무엇을 선택해야 하나?
Q5. 중소기업에 알맞은 그룹웨어는?

Q1. 그룹웨어로 할 수 있는 일은?

그룹웨어(Groupware)를 한마디로 하면 회사 내 그룹간에 의사소통, 결정과 업무전달, 정보공유를 가능하게 하는 협업 솔루션이다. 전자메일, 전자결재, 근태관리, 자료관리 등 기업에서 없어서는 안될 핵심 기능을 토대로 인터넷과 모바일로 언제, 어디서든 접근이 가능한 업무의 필수 협업 소프트웨어이다. 그룹웨어를 사용함으로써 업무의 질과 생산성 향상으로 궁극적으로는 기업의 경쟁력이 강화되는 효과가 있다.

기업 등에서 그룹웨어의 기능 중 가장 많이 사용하는 기능들은 아래 그림에서처럼 9가지 정도로 정리할 수 있다. 이중에서 전자결재 기능을 가장 효율적으로 사용하고 있으며 최근에는 휴대폰 등으로 언제 어디서나 볼 수 있는 모바일 그룹웨어의 사용이 늘어나고 있다.

Q2. 그룹웨어 어떻게 구축해야 하나?

기업에서 그룹웨어 도입을 결정한 후에는 어떻게 구축할 것인가에 대해 방법을 찾게 된다. 일반적인 정보시스템 도입 방법과 같이 그룹웨어도 크게 다음의 3가지 방법을 통해 구축될 수 있다.

첫째로 규모가 큰 기업의 경우 정보화 인력을 이용하여 기업의 실정에 맞는 그룹웨어를 자체 구축하는 방법이 있다. 이는 구축 시 기업의 특성을 잘 반영할 수 있고 다른 시스템(예를 들어 인트라넷, 지식경영시스템 등)과 손쉽게 연결하여 사용할 수 있다는 장점이 있으나 구축비용이 비싸고 기간이 오래 소요된다는 단점이 있다.

둘째로 상용화된 프로그램을 구입하여 수정 후 사용하는 방법이다. 게시판, 전자우편, 전자결재 등 대부분의 기업에서 자주 발생하는 일반 업무에 사용되는 그룹웨어의 특성상 자체 구축보다는 기존에 보급되어 있는 프로그램을 이용하여 약간의 커스터마이징을 거쳐 기업에 적용하는 것이 일반적인 방법이다.

세번째로 정보화 인력이 없거나 부족한 중소기업의 경우는 별도의 서버와 애플리케이션을 구입하지 않고 그룹웨어를 사용할 수 있는 ASP(Application Service Provider) 방식이 바람직하다. ASP 방법은 정보화에 대한 의지는 있지만 과다한 초기비용과 전산인력 수급 등의 문제로 정보화를 추진하기 어려운 기업에게 적당한 형태이다. 기업은 월 임대료를 지불하고 자신의 기업에서 사용하고자 하는 정보시스템을 이용할 수 있고 ASP업체는 정보시스템의 구축, 관리, 유지보수, 고객지원 서비스를 제공한다.

ASP 서비스는 업종에 특화된 각종 템플릿이 보급됨에 따라 사용자의 선택 폭이 넓어지면서 시장이 확산되고 있는 추세이고 초고속통신망의 이용으로 속도에도 불편한 점이 없어 사무직원이 많지 않은 경우 매우 적합하다.

Q3. 그룹웨어를 사용하면 업무생산성이 향상되나?

그룹웨어는 위에 설명한대로 기업 구성원들간의 업무 협업을 위해 만들어진 솔루션이다. 그룹웨어를 통해 회사 구성원들은 온라인으로 실시간 업무를 공유하고 결재를 받을 수 있을 뿐만 아니라 언제 어디서든 모바일로 업무를 볼 수 있어 당연히 업무 생산성이나 효율이 증대된다.

기존에 페이퍼로 하던 결재보다 전자 결재로 하면 며칠이 걸리던 시간이 1~2시간 또는 몇 분 안에 끝날 수 있어 시간이 대폭 줄어 시간 낭비가 줄어든다. 또 부서끼리 사업이나 프로젝트를 협업 진행이 가능해 다른 지역간에도 자료나 의견 교환이 실시간으로 이루어져 업무 생산성이 대폭 향상됨은 두 말할 나위가 없다. 이런 과정을 통해 시간과 비용이 절약되어 생산성 향상으로 이어지고 결과적으로 기업 경쟁력도 제고된다.

또한 그룹웨어를 통한 업무 표준화로 처리 속도가 개선되며 지식관리 경영도 가능해 조직원들의업무 능력이 향상된다.

Q4. 구축형과 임대형 중 무엇을 선택해야 하나?

그룹웨어를 도입하는 방법은 두 가지이다. 초기에 투자가 많이 들어가는 구축형과 매달 임대비 형태로 비용을 납부하는 임대형이 있다.

우리 회사에만 맞는 차별화 시스템을 사용하고 싶다면 구축형을 택하면 되고 특별한 업무나 특이점이 없다면 그냥 기존 솔루션이 제공하는 기능만 사용하는 임대형을 선택하면 된다. 처음부터 잘 기획을 해서 선택해 도입해야 나중에 큰 낭패를 피할 수 있으니 신중하게 시간을 가지고 꼼꼼하게 결정해 도입하기를 권장한다. 과거에는 구축형이 대세였다. 그러나 최근에는 임대형이 대세를 이루고 있다.s

또한 그룹웨어를 통한 업무 표준화로 처리 속도가 개선되며 지식관리 경영도 가능해 조직원들의업무 능력이 향상된다.

Q5. 중소기업에 알맞은 그룹웨어는?

상담하면서 중소기업들이 그룹웨어 등 스마트 시스템을 구축하지 못하는 이유를 들어보면 무엇보다도 가장 문제가 비용 문제이다. 기존 업무방식의 개선, 생산성 향상, 경비절감 등 도입의 좋은 점은 이미 파악하고 있지만 초가 구축 비용 또는 매월 소요되는 정기 비용으로 도입을 망설이는 경우가 많다.

따라서 대기업이 아니라면 중소기업이 그룹웨어를 도입할 경우 잘 만들어진 기성품을 그대로 사용하는 것이 좋다. 그룹웨어를 처음 도입하는 기업이나 그룹웨어에 대한 이해도가 낮을 경우 바로 ?춤형으로 구축하게 되면 득보다는 실이 많을 확률이 높다. 초기 구축 시 수정의 시행 착오가 많아 개발비용보다 수정비용이 더 들어가는 경우를 많이 본다.

한편 그룹웨어를 도입해 사용하고 있는 중소기업들의 이야기는 정말 도입하기를 잘 했다고 다들 말한다. 위의 여러 장점 중 가장 큰 것은 생산성 향상이기 때문이다. 빠르고 정확한 업무 처리는 물론 비용의 절감으로 투자대비 효과가 크다는 것이 사용자들의 공통된 의견이다.

㈜이노비즈 그룹웨어 ‘오렌지’는 그런 면에서 참 적정한 시스템이다. 특히 사용료가 저렴한 그룹웨어를 도입할 경우 가장 고심하는 부분이 솔루션 제공 업체가 안정성이 부족해 폐업을 하면 더 이상 유지보수나 관리 기타 데이터 백업이 안되는 문제가 발생한다. 따라서 오렌지와 같은 안정된 그룹웨어를 도입하는 것이 그 대안이다. 무조건 저가를 선택하지 말아야 할 이유이기도 하다.

오렌지 그룹웨어는 중소기업이 사용하기 쉽고 편하다는 장점이 있기도 하지만 아래 네 가지의 장점으로 사랑받고 있다.