커버스토리
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그룹웨어는 일반적으로 회사에서 공용으로 사용하는 프로그램으로 집단의 구성원들이 공통 작업을 하거나 스케줄에 맞춰 공동 작업을 하는 데 적합하도록 설계되어 있다. 지금까지 개인별로 흩어져 있던 컴퓨터를 네트워킹 방식으로 결합해 시너지 효과를 극대화하자는 데서 출발한 것으로 구성원간의 소통과 협업을 도와 주는 것이다. 또 부서나 업무별로 분산되어 있던 정보를 종합, 처리하고 업무 과정도 표준화할 수 있어 최근 그룹웨어는 기업 생산성 및 업무 효율성 향상이 되는 것이다.
현재 나와 있는 그룹웨어 프로그램들은 어느 것을 선택하든 기본 기능은 크게 다르지 않다. 따라서 가장 중요한 도입 요소는 우리는 누구인가? 이다. 경쟁 업체가 사용하고 있다고, 도입해 성공한 기업을 따라 한다고, 선진 환경을 갖추겠다고 무조건 그룹웨어를 사용한다는 발상은 하지 말아야 한다. 중장기적인 관점에서 도입을 검토하고 도입 후 얻고자 하는 목적과 목표를 스스로 만든 후 활용한다면 업무효율, 생산성 향상, 원가절감 효과를 몇 십%에서 몇 백%까지 기대할 수도 있다.
그렇다면 그룹웨어 도입은 어떻게 하면 좋을 지 전문가들이 말하는 내용들을 정리해 본다. 도입을 위해 가장 먼저 체크해야 하는 것이 우리가 도입하려는 취지를 정리하고 그에 부합하는 서비스가 있는지 살펴봐야 한다. 통상적으로 그룹웨어 업체의 사이트에 들어가보면 먼저 직접 체험할 수 있도록 서비스를 제공하고 있으니 세부기능 등을 사전에 파악이 가능하다. 이 파악이 끝나면 우리가 원하는 업무와 적합한지, 사용하기 쉽고 편리한지 등을 체크해 보면서 각각의 기능에 대한 가중치를 두고 도입을 결정하면 된다.
1. 사전 준비작업이 필요하다 - 주제 파악부터
그룹웨어를 도입을 이전에 우리회사 업무의 단순화와 표준화가 이루어져야 한다. 프로그램 도입을 기점으로 업무영역을 구분하고 각 영역별로 업무프로세스 및 사용양식을 표준화하는 사전 작업이 필요하다.
그룹웨어 서비스 본연의 기초 기능이 소통과 공유인데 업무처리에 관한 의사결정에 있어서는 소통이 되기 위해서는 부서간 혹은 지사간의 업무공유도 중요하기에 양식 등의 통일은 필요 불가결의 요소이다. 그룹웨어를 통한 업무공유, 전자문서, 자료공유 등을 통해서 시간과 경제적인 효과가 있게 하려면 이 작업이 최우선적으로 이루어져야 한다.
이런 기반 위에 담당자, 부서, 지사, 창고 등 분산된 업무를 하나로 관리할 수 있는 통합 프로그램이 그룹웨어 활용 목적이다. 분산된 업무는 중복 업무의 발생 및 데이터 손실을 야기하고 많은 시간과 비용을 발생하기도 하기 때문이다. 그룹웨어의 도입은 반복적 업무의 단순화와 정보 체계화를 통한 업무 효율증대 및 공간적 제약 없이 실시간 업무처리가 가능하다.
2. 전자결재 프로세스 문제
중소기업에서 그룹웨어 도입의 핵심이유 중에 하나가 전자결재이다. 첫번째는 시간적 효율성으로 결재 라인별로 담당자가 결재판을 들고 부장, 이사, 대표이사 집무실에서 많은 시간을 대기하거나 결재라인의 한 사람이 출장을 가면 업무처리 시간이 몇 주에서 몇 달이 걸리는 것을 단시간에 해결해 준다.
그러나, 한 문서에 결재도장이 10개 이상 찍혀야 한다면, 전자 결재의 효율성은 떨어지게 된다. 즉, 양식을 표준화 하였다면, 두번째는 결재 프로세스 정립이다. 그 동안의 결재방식을 점검하여, 더 효율적인 결재프로세스를 정립하게 된다. 하지만 도입 후 현업 활용도는 기업의 문화에 따라서 무용지물이 되기도 하기 때문에 CEO및 임원, 직원등에 그룹웨어 활용 교육에도 신경써야 한다.
최근 스마트폰과의 연동으로 활용도는 더 높아지고 있다. 모바일 시대 도래, 다양한 브라우저 출현, XP지원 종료 등 외부 변수가 많은데 앞으로는 향후 변화에 대해서도 준비하는 그룹웨어 도입이 필요하다.
3. 공급회사의 안정성 신뢰성을 체크하라.
그룹웨어의 특성상 한번 도입하면 아주 오랫동안 사용해야 하는데 만약 사후관리가 안 된다면? 1, 2년 사용하다가 바꾼다면 업무의 효율성과 안정성에서 심각한 결격 사유가 된다. 정기적인 업그레이드가 활발하게 진행되는지, 사용자를 위한 고객 지원 등을 꼼꼼히 살펴야 한다.
싸다고 도입한 ASP형식(월 사용료)이나 비싼 비용을 지불한 구축형의 경우에도 구축한 이후 몇 년 뒤에 개발사가 없어져 큰 곤란을 겪는 경우가 흔하다. 큰 기업의 경우도 사업성이 떨어진다는 이유로 쉽게 서비스 중단하는 사례도 있다. 최소 10년까지도 사용하는 제품인 만큼 개발사에 대한 신뢰도와 안정성이 중요한 데 지금 서비스하는 또는 구축한 회사들의 서비스 상태를 광범위하게 파악한 후에 공급 회사의 실적, 인원, 조직 규모 등을 꼼꼼히 체크한 후 의사 결정을 해야 한다.
4. 우리회사와 유사한 구축 레퍼런스가 있는 업체를 선정하라.
우리와 유사한 업종에서 얼마나 사용하고 있는가도 아주 중요하다. 유사한 개발 실적이 많다는 사실은 기능 면에서나 프로그램 안정성에서 이미 검증이 된 제품이라는 의미이기 때문이다. 특히 유사업체의 업무 처리나 요구하는 사양이 반영되어 활용되고 있다면 우리 회사에 도입할 경우 시간과 비용 등의 문제에서도 효율적이라고 할 수 있다.
그룹웨어 실적은 그룹웨어 기능적으로 검증적인 측면도 있지만, 업체의 안정성(또는 서비스의 안정성)도 보증할 수 있다는 점에서 필요하다. 한편 최근에는 모바일 메신저 등의 서비스를 통해서도 소통과 공유를 원활하게 지원할 수 있는 그룹웨어인지도 중요하므로 이왕이면 이러한 소통과 공유를 유동적으로 하는 사례가 있는지 알아보는 것이 좋다.
5. 증가 예상되는 사용자수를 체크하라
거의 대부분의 그룹웨어서비스는 사용자계정이 추가될 때 마다 추가 비용이 발생하게 된다. 즉, 이럴때 도입시 옵션모듈이 있었다면, 이 옵션모듈도 사용자를 추가 하여야 한다. 만약 사원수가 거의 변동이 없거나 특별히 추가할 옵션모듈이 별로 없는 소규모 업체라면 상관없겠지만 추가 증가 사항이 필요한 기업이라면 추가 사용자수에 대한 대비를 해 놓는것이 좋다.
조합(combination)이 가능한 그룹웨어를 선택해야 후회하지 않는다
㈜ 이노비즈 그룹웨어 오렌지 김창규 이사
그룹웨어 도입 시 가장 많이 듣는 이야기가 우리가 요구하는 모든 기능을 저렴하게 해줄 수 있느냐 하는 겁니다. 모든 걸 다 맞추어 해준다는 말에 현혹되어 그 그룹웨어를 도입했다 나중에 낭패를 보는 경우가 참 많습니다. 따라서 도입할 때 가장 중요하게 체크해야 할 것이 개발제품의 유연성과 확장성 입니다.
솔직히 말씀드려 여러 회사들의 그룹웨어 제품의 겉보기의 기능은 별반 큰 차이가 나지 않습니다. 그러나 기본기능에서의 변경(커스터마이징), 확장, 타시스템과의 연계등에 대한 기술력은 천차만별이라고 할 수 있습니다. 뭐든지 고쳐준다는 말에 현혹되지 말고, 도입하려는 그룹웨어 제품의 내장된 Option기능 및 구조가 얼마나 다양하게 구성되어 있는지를 첵크 해보시기 바랍니다.
이 부분이 개발회사의 다양한 구축 노하우가 녹아 있는 부분입니다. 만약 고객이 원하는 기능이 현재 없어도, 옵션기능으로 추가 할 수 있는 구조로 되어있다면, 그 제품은 시스템기반이 제대로 된 제품입니다. 즉, 추가 기능에 대한 하드코딩이 아닌 시스템 구조적으로 반영할 수 있다는 부분이지요. 이런 제품의 개발사는 유지보수가 용이하여, 구축site가 을 확대되더라도 유지보수 서비스를 지속할 수 있으며, 반면에 구축 Site마다 구조적 반영이 아닌 새로운 프로그램을 그때그때 추가하여, 구축 후 각 Site에 대한 버전을 관리해야 하는 경우, 유지보수에 대한 어려움으로 서비스를 접는 개발사가 종종 나오고 있습니다..
그리고, 조합(combination)이 가능한 제품을 선택하시라고 조언을 드립니다. 실제로 최근의 그룹웨어제품은 사용자포탈, 전자우편(메일), 전자결재, 게시판, 일정관리, 커뮤니티, 메신저등으로 구성되어 있습니다. 이중에 전자우편(메일)과 메신저는 단일제품으로도 판매되고 사용하는 고객사가 많습니다. 즉, 기본 내장된 시스템뿐만 아니라, 타 시스템과도 조합하여, 구성할 수 있는 제품을 선택 하십시요. 기존 사용중인 메일시스템 또는 메신저를 그대로 사용하면서 그룹웨어시스템을 구축할 수 있는 제품, Enterprise Portal 기반의 제품이라고도 합니다. 향후 어떤 유용한 타시스템을 연계 해야 할 경우, 시스템적으로 조합 할 수 있는 기반을 갖춘 제품이 확실히 유리하며, 점점 더 많은 시스템과의 그룹웨어의 조합이 예상되고 있습니다.
간단히 결론적으로 말씀드리면 개발사의 안정성과 신뢰성은 기본적으로 첵크하시고, ① 우리에 맞게 커스터마이징 해 줄 수 있느냐? 어떤 방식으로 커스터마이징을 하느냐? 별도의 개발 없이 적용되는 옵션기능은 얼마나 되느냐? ②현재 우리 회사가 사용하고 있는 관련 시스템, 즉 ERP등과의 연계가 원활하게 이루어 지느냐? ③메일, 결재 등에 있어 우리회사와 유사한 고객 규모 레퍼런스를 가지고 있느냐? 등을 잘 챙기시고 도입을 검토하시면 도입 후 실패를 하거나 후회를 하는 경우는 없을 것입니다.
(그룹웨어 도입에 대한 조언을 받고자 하는 경우 kevin@enobiz.com 으로 메일 주시면 됩니다)
