글로벌 전문기업으로의 기반구축 - 업무 및 소통의 표준화 구현
글로벌 전문기업으로의 기반구축 - 업무 및 소통의 표준화 구현
D사는 수많은 임상경험의 노하우를 가진 치과의사와 전문가들이 참여해 설립한 최고품질의 임플란트 제품을 생산하고 있는 전문기업이다. 이 회사는 국내뿐 아니라 세계 70여개국에 수출을 하는 글로벌 회사로 국내와 해외법인의 업무 및 소통의 표준화를 위해 차세대 그룹웨어 구축 사업에 착수했다. 총 구축 기간은 3개월이 소요되었는데 기대 이상의 효과를 나타내고 있어 발주사나 개발사인 이노비즈 모두 만족스럽게 생각하고 있다.
이번 차세대 그룹웨어 구축사업은 향후 시스템에 대한 운영/유지보수가 편리하도록 기본PKG에 대한 커스터마이징을 최소화하고 그룹웨어의 표준 PKG의 기능을 철저히 활용해 적용했으며 해외법인 사용자들을 위해 다국어 버전이 지원(한글, 영문, 중문)되었다.
특히 사내의 산재된 100여종의 양식을 정리/통합, 직원들의 효율적인 업무 표준화에 중점을 두어 추진하였고 또한 커뮤니티 부문을 활용한 사내 직원 및 해외 직원들의 원활한 소통을 목표로 하였다. 따라서 PKG 커스터마이징 개발에 소요되는 시간을 업무표준화와 PKG활용에 투입한 프로젝트였다. 이번 프로젝트의 전체 구축내용은 다음과 같다.
D사는 연구개발 부분이 중요한 회사로 시스템적인 보안을 적용하고 있으나 전자우편을 통한 무의식적인 자료유출에 대한 철저한 방지를 실현했다. 전자우편 보안을 위해 Orange PKG인의 승인메일 기능을 활용, 메일 발송 시 유출되기 쉬운 개인정보나 회사 기밀정보에 대해 설정되어 있는 메일 조건에 따라 발송결정권자가 허가한 메일만 발송하는 시스템을 적용해서 내부자료 유출 방지 및 메일발송 관리감독을 용이하게 구축하였다.
D사에 적용된 승인메일의 기능을 상세히 살펴보면
1. 필터설정 기능
- 용량, 도메인, 키워드 필터 설정 가능
- 전체도메인 필터, 외부도메인 필터 설정 후 예외도메인 설정 가능
- 필터를 여러 개 설정한 후 필요한 사용자에게 적용
2. 간접 커뮤니케이션 기능
- 승인대상 메일에 해당될 경우 발송사유를 입력하여 승인자에게 보여지게 함
- 승인자가 메일을 반려처리 할 경우 반려사유를 입력하여 발송자 에게 보여지게 함
3. 다양한 옵션 기능
- 승인자, 대리승인자의 부재중 설정으로 업무의 공백 최소화
- 발송자의 긴급발송 허용자, 발송승인 예외자 설정기능
4. 편리한 관리 기능
- 발송승인 모니터링 기능으로 사용자들의 발송승인 메일을 한눈에 확인 가능
- 발송승인 지정 시 조직도에서 부서별, 개인별로 선택 가능
(발송승인절차)
(승인메일-발송)
(승인메일-발신함)
(승인메일- 수신함)
(승인메일-모니터링)
D사는 향후, 현재 구축한 Orange그룹웨어 시스템과 기간시스템(ERP등) 연계를 계획 중으로 이번 구축을 통하여 기존의 국내본사와 해외법인의 각각의 그룹웨어시스템 사용에서 Orange시스템으로 단일화해서 전사의 통합된 업무포탈을 구축함으로서 글로벌 회사로서의 업무소통 기반을 마련, 업무생산성 향상을 기대하고 있다.
