시장조사기관 가트너에 따르면 2016년까지 전체 대기업의 50% 이상이 기업 내부 소셜네트워크서비스(SNS)를 구축할 것이라는 발표를 했다. 기업형 SNS가 업무 관련 커뮤니케이션 툴로 자리를 잡아가고 있다는 현상이기도 하다. 또한 포레스터 리서치도 전세계 기업형 SNS 시장 규모가 2010년 기준 6억 달러 규모에서 2016년에는 64억 달러까지 10배를 넘는 성장을 할 것이라고 예축했다.
최근 직장인들의 업무 풍경이 달라지고 있다. 바로 기업형 SNS의 알람소리로 구성원간의 활발한 커뮤니케이션 활동이 일어나고 있기 때문이다. 일 잘한다는 소리를 듣는 기업은 필히 그룹웨어와 SNS를 결합한 기업형 SNS를 속속 도입하는 게 현실이다. 국내는 외국에 비해 아직 사용이 활발하거나 확산 속도가 빠른 것은 아니지만 협업과 소통을 중시하는 기업문화가 확산되면서 수년 전부터 사용하는 기업이 증가하는 추세이다.
해외의 경우 마이크로소프트가 12억달러를 주고 사들인 업무용 SNS ‘야머’를 비롯해 IBM, 오라클, 세일즈포스닷컴, 시스코 등 내로라 하는 글로벌 기업들이 이미 기업형 SNS를 활발하게 도입하고 있는 추세이다. 국내 기업들도 아직 초기 단계이긴 하지만 SK그룹(틱톡 내부 버전), KT(K트윗), 두산(야머)과 같은 기업에서 업무 메신저를 사용하고 있으며 대웅제약 같은 기업은 우루사로 유명해진 곰을 상징적으로 사용하는 ‘베어톡’이라는 기업형 SNS를 잘 사용하고 있는 대표적 케이스이다. 전문가들에 따르면 아직은 그룹웨어 방식의 커뮤니케이션 수준에 머물고 있지만 조직 성과를 내기 위해서는 시너지를 창출하는 조직원간의 협업이 요구되는 경우가 많기 때문에 커뮤니케이션 효율이 높이는데 기업형 SNS만큼 효율적이 것이 없다는 평가이다.
최근들어 기업형 SNS 관심이 급증하는 이유는 비즈니스 근무 환경이 점점 복잡해짐에 따라 효과적인 협업의 중요성이 어느 때보다 크게 부각되고 있기 때문이다. 조직의 변화와 탄력성 있는 대응을 위해 협업시스템에 대한 접근성과 실시간성에 대한 요구가 늘어나고 있다. 또 업무의 진행과정에서 조직 내부의 인원이 아닌 조직외부의 지식에 대한 필요성 또한 커짐에 따라 조직외부의 인원이 가진 지식을 가져오기 위한 외부인원과의 협업의 필요성 또한 생겨났다.
이를 위해 업무포탈 성격의 그룹웨어에 사용자 접근성이 뛰어나고 최근 많은 주목을 받으며 다양한 사용자 층을 가지고 있는 실시간 웹 기반의 SNS Open API를 사용해 전자결재, 게시, 팀룸(팀작업 공간)의 콘텐츠 혹은 이슈가 되는 사안에 대하여 SNS에 하나의 Content 형식으로 등록할 수 있어야 한다. 따라서 SNS를 그대로 협업에 활용한 후 이를 그룹웨어 내부에서 조회할 수 있도록 함으로서 협업이 이루어지는 가상조직 내부에서 이슈나 주제 중심의 협업용 커뮤니케이션 시스템으로 활용할 수 있어야 한다.
사실 기업 내에서 정보와 지식을 효율적으로 공유하고 전달하기 위한 소통 채널이 없었던 것은 아니다. 그룹웨어와 같은 설치형 서비스에서부터 웹 페이지에 제공되는 사내 홈페이지, 인트라넷 등이 대표적이다. 하지만 대기업이 아닌 이상 큰 효과는 없었다. 기업의 경직된 문화가 그룹웨어 내에서도 그대로 적용되었기 때문이고 다수의 기업이 다시 SMS, 전화, 이메일 등의 이용으로 회기 한 경우가 많았다.
그럼 기업형 SNS의 장점에 대해 알아보자.
접근성이 편하다는 장점이 우선이다. 굳이 사무실 컴퓨터 앞에 앉아있지 않아도 웹이나 모바일 기반에서 간편하게 접근이 가능하고 시공간 제약이 없는 스마트워크 시대에 알맞는 기업용 업무 도구이다. 또 이용의 경제성이다. 과거 그룹웨어와 같은 도구들은 설치하는 데 시간이 걸리고 구매 비용도 비싼 편이었다. 하지만 기업용 SNS는 기본 기능은 대부분 무료이다. 고급 기능은 유료로 제공하는 프리미엄 형태이기 때문에 부담없이 도입할 수 있다.
도입 후에는 자발적인 참여를 기대할 수 있다. 기존 그룹웨어는 기업 문화의 틀을 깨지 못해서 자유로운 소통이 어려운 게 사실이지만 SNS 이용자가 20~40대 층이라는 점, 기업형 SNS는 개인 SNS와 유사하기 때문에 익숙하게 이용할 수 있어 보다 자발적인 소통이 더 이루어 진다.
기업형 SNS의 의미는 좀 더 빠르고 자유로운 소통 매개체 역할을 한다는 것이고 기업의 소통 문화에 따라 SNS 효용성이 좌우된다. 하지만 이런 문화를 가진 기업은 극히 드물다. 따라서 기업형 SNS의 확산은 편리성, 기술성, 예산 등의 상식적인 장벽이 아니고 기업문화를 발전시키는 소프트적인 것이어야 한다.
기업형 SNS 도입해 잘 적용하는 기업이라면 이미 그 기업은 소통과 협업 문화가 갖추어진 기업이다. 만약 여기에 시스템까지 도입된다면 금상첨화이다. 하지만 작은 벤처 기업에서도 그룹웨어의 협업과 소통이 어려운 것이 우리의 현실이다. 기업용 SNS는 분명 유연성이다. 창의적이고 혁신적인 기업문화를 만드는 첫 번째 툴이고 꼭 도입이 필요하다.
다음카카오의 ‘카카오아지트’도 타임라인 방식으로 글이 올라오고 스토리 게시물의 경우는 하나의 글을 여러 멤버들이 동시에 편집하고 관리할 수 있다. 초대를 받은 직원들만이 볼 수 있고 피드백은 주로 댓글로 이뤄진다. 내부 내용이 직원에게 투명하게 공개되니 소통 차원에서도 긍정적이고 피드백을 빠르게 주고받으니까 의사결정이나 정보 공유도 빠르고 신속하게 이뤄진다는 것이 관계자 말이다.
기업형 SNS는 크게 두 가지 방식으로 나뉜다. 먼저 빌려쓰는 방식의 서비스형이 있고 자사내에 서버를 구축하는 솔루션 방식이 있다. 서비스 방식의 경우 회사가 아닌 개발사에서 데이터를 관리하고 저장하며 솔루션 업체에서 제공하는 기업형 SNS는 회사 내부에 서버를 구축하기에 관련 데이터는 자사 서버에만 남는다.기업형 SNS가 주목받게 된 배경에는 소통과 협업 중시라는 그룹웨어의 기본 사상이 들어있기 때문이다. 그 대표 사례가 트위터의 특성을 기업 커뮤니케이션 툴에 적용시킨 야머이다.
한편 기존 그룹웨어가 브라우저 호환에 어려움을 겪거나 수직하달 방식 커뮤니케이션 성향이 강했다면 기업형 SNS는 전달이 아닌 공유한다는 수평적 커뮤니케이션이라고 할 수 있다. 이에 따라 기존 그룹웨어와 기업형 SNS가 통합되는 추세에 있다. SNS에 그룹웨어 기능이 녹아들거나 그룹웨어와 대등하게 연계되기도 하는 것이다. 기존 SNS처럼 빠른 커뮤니케이션이 가능하면서도 보안성이 담보된다는 건 기업형 SNS가 가진 또 하나의 강점이다. 스마트 워크 플레이스(Smart Work Place) 구축에 대한 사회적 관심도도 기업형 SNS 확산에 한몫하고 있다. 대웅제약 ‘베어톡’도 스마트 워크 플레이스 콘셉을 기반으로 만들었다고 한다.
기업형 SNS가 확산되기 위해서는 앞에 언급한 것처럼 기업 문화의 한계를 벗어나야 한다는 것이 전문가들의 의견이다. 회사가 프로젝트 단위로 움직이다 보니 소속된 팀 외에 회사의 다른 정보나 상황들은 알 수가 없으며 정보와 지식을 부담감 없이 공유할 수 있는 툴도 부족했다. 또한 자유로운 정보 공유에 있어서도 직속 상사나 회사에서 어떻게 생각할지도 고민해야 하고 업무외에 딴 짓하는 것으로 비쳐지지는 않을까 하는 눈치 문화에서는 활발한 사용은 불가능하다. 따라서 기업형 SNS의 확산을 위해서는 회사나 상사의 오픈 마인드가 최우선이다. 기업문화가 발목을 잡는 것은 없어야 좋은 툴로 자리를 잡게 되며 따라서 구성원간 창의적인 협업과 소통이 가능해 진다.
기업형 SNS의 도입은 기업에게 여려 혜택을 제공해 준다. 커뮤니케이션에 드는 시간과 비용을 절약해주기도 하고 푸시 알림을 통해 자신이 속한 그룹의 공지사항이나 자신이 올렸던 글에 대한 피드백을 바로 확인할 수 있으며 소셜 타임라인 특성 상 업무 보고 시에도 간략하게 핵심 내용만 전달하면 되기에 부담이 덜하다. 또한 부가적인 장점으로 직원이 기본적으로 속해 있는 회사 대표 그룹 외에 직원들이 별도의 그룹을 생성해 친목을 도모할 수도 있고 페이스북에 전체공개, 친구에게만 공개 등 다양한 게시글 노출 방식이 있듯 기업형 SNS에서도 전체노출과 그룹별 별도 노출이 가능해 회사 분위기가 좋아진다.
점점 기업형 SNS가 회사 이메일이나 카카오톡 등을 대체하고 있는 실정이다. 스마트폰이 보편화되면서 PC와 모바일 어디에서나 커뮤니케이션 할 수 있는 앱들이 등장하면서 생겨난 변화로 국내 업체들도 잇따라 기업형 SNS를 출시하며 경쟁에 뛰어들고 있다. 또한 글로벌 기업들도 왜 이 시장에 눈독을 들이고 사용을 확대하고 있는 지 관심을 가져야 한다. □
