지난해부터 모바일 오피스를 도입하는 기업들이 늘어나고 있는 추세를 보이고 있다. 모바일오피스 도입을 추진하는 이유는 언제 어디서나 스마트폰, 태블릿 등 모바일 단말기를 이용해 업무를 처리할 수 있고 기업 커뮤니케이션과 협업을 강화할 수 있다는 점 때문이다. 이로 인해 업무 생산성과 효율성이 높아짐은 두말할 나위가 없다.
아래 그림처럼 모바일 오피스는 M2M(machine-to-machine ), RFID 등 디바이스 역할은 물론 업무와 관련된 금융과 유통 등의 업무를 지원하며 업무와 관련된 전자결재 처리, 내부문서 접속, 지식관리 등 업무를 처리할 수 있다. 뿐만 아니라 이메일, SMS 등 커뮤니케이션 역할도 가능하다.
VM웨어가 발표한 보고서에 따르면 우리나라 직장인 중 90%가 사무실 밖에서도 업무를 하고 있고 이동 중에도 78%가 업무를 하고 있다고 한다. 이런 통계를 보면 모바일 오피스 시장이 더 확대될 것으로 전망할 수 있으며 정해진 시간 이외에도 업무 장소의 제약을 받지 않아 업무 생산성도 향상되며 개인의 업무 만족도도 높일 수 있다. 점점 사무실에서만 일할 수 있다는 고정관념이 깨지고 있으며 기업이나 공공기관에서의 유연 근무제(출퇴근 시간 자율, 재택근무 등) 도입도 늘어나는 추세이다. 이런 추세를 더욱 가속화하는 것이 모바일 오피스이다.
모바일 오피스가 각광을 가장 큰 이유는 '이동성'이다. 작고 가벼워 휴대성이 높은 모바일 오피스 기기인 스마트폰, 태블릿 PC 등으로 언제 어디서나 손쉽게 인터넷에 접속해 업무를 처리할 수 있다. 업무를 하고자 하면 장소 시간에 상관없이 문서를 열어보고 편집할 수 있고 특히 앱 기반의 모바일 오피스는 인터넷만 연결되면 집에서 작업하던 문서를 사무실에서 그대로 이어서 작업할 수 있다. 물론 사무실의 PC용 오피스처럼 처리할 순 없지만 간단한 문서 작업 정도는 얼마든지 처리할 수 있다.
그러나 최근의 모바일 오피스는 모바일 앱, 클라우드, PC버전, 웹 앱 등이 통합돼 어떤 플랫폼을 사용하든 동일한 문서를 연이어 작업할 수 있는 환경을 제공한다. 스마트폰으로 만든 문서를 클라우드에 저장하고 PC용 소프트웨어나 웹 브라우저를 통해 추후에 작업해 문서를 만들 수 있다.
모바일 오피스 앱은 ①이동 중이라 컴퓨터를 사용할 수 없는 경우, ②컴퓨터는 있는데 와이파이가 없는 경우, ③USB에 저장한 파일이 손상되어 열 수 없는 경우에 사용할 수 있는 것이 바로 모바일 오피스 앱이다. 모바일 오피스 앱은 PC에서 사용하던 오피스 프로그램 파일을 스마트폰에서도 작성과 편집을 할 수 있도록 만든 모바일 어플리케이션으로 PDF 파일과 높은 호환성을 가지고 있고 클라우드와 연동되어 따로 파일을 가지고 다니지 않아도 로그인 한 번으로 사용할 수 있다는 장점을 가지고 있다..
계정만 있다면 어떤 기기에서나 내가 작성한 문서에 접근하고 편집할 수 있어 갑자기 수정할 내용이나 좋은 아이디어가 떠올랐을 때 즉시즉시 처리할 수 있어 업무 효율이 크게 올라갈 수 있다. 이렇게 유용한 대표적인 모바일 오피스 앱 몇 가지를 소개한다.
폴라리스 오피스(Polaris Office)
폴라리스 오피스(Polaris Office)는 2015년에 최고의 앱 Best 30에 선정될 정도로 많은 사용자가 이용하고 있는 모바일 오피스 앱이다. 특징은 다음과 같다.
- o 빠른 문서 로딩 속도 o 폴라 드라이브로 문서가 자동 동기화되어 스마트폰, 태블릿, PC에서 연속적인 문서 작업 가능 o 다양한 클라우드 저장소에 있는 문서 관리 가능 o URL(이메일, 메신저, 페이스북, 트위터 등)을 통해 문서 공유가 가능하며 공유 문서를 수정 후에도 최신 상태로 확인 가능 o 중요한 문서 별도 보관 가능 o 문서 제목 및 본문 검색 가능 o 다양하고 섬세한 기능들로 문서 편집 가능 o 구글 크롬 캐스트와 연동해 폴라리스 오피스를 이용 가능(오피스 어플리케이션 중 최초 지원)
한컴오피스 (넷피스 24)
o 넷피스 24 계정을 통해 서비스를 제공하므로 해당 앱 설치 후 이용 가능 o 모바일에서 고급 스타일 편집 가능 o 넷피스 24 클라우드와 연동 o 동영상 삽입,재생 및 화면 전환 등의 기능 제공
마이크로소프트 오피스 모바일
(Microsoft Office Mobile)
마이크로소프트 오피스 모바일(Microsoft Office Mobile) 앱을 이용하기 위해서는 마이크로소프트의 계정이 필요하다. 계정 생성 후 로그인하면 앱 이용이 가능하고 첫 화면에서 여러 샘플 파일을 제공한다.
o 깔끔한 디자인과 UIo 간단한 터치로 편리하게 편집 가능 o 문서가 스마트폰 화면에 맞게 최적화되어 보여짐 o 앱이 클라우드에 연결되어있기 때문에 디바이스를 옮겨가면서 보더라도 최근에 본 문서, 마지막으로 읽은 곳부터 확인 가능 o 작업 중인 문서가 자동으로 저장됨 o 로컬에 문서를 저장하거나 불러오는 것은 불가능하며 클라우드에 저장된 문서만 편집 가능
네이버 오피스(Naver Office)
‘네이버 오피스(Naver Office)’는 네이버에서 제공하는 서비스로, 네이버 클라우드와 연동이 가능해 접근성이 높은 오피스 앱 중 하나이다.
o 편집 중 변경한 내용을 자동으로 임시저장 o 이전에 보았던 페이지를 자동으로 기억해서 보여주며, 스크롤하여 빠르게 페이지 이동 가능 o 폰에 설치된 다른 앱에서 열어본 문서도 자유롭게 네이버 오피스에서 열어 보고 편집 가능 o 편집한 문서를 폰에 설치된 다른 앱으로 보내어 저장 가능
구글(Google) 문서o스프레드시트o프레젠테이션
구글 오피스 앱은 하나의 앱이 아닌 포맷에 따라 각각의 앱으로 제작되어 있다.
o 다른 사람들과 공동작업이 가능 (구글 드라이브에 문서 공유 후 한 문서에서 실시간으로 다른 사람들과 공동작업이 가능하며 파일에 댓글로 의견을 남기는 것도 가능) o 인터넷에 연결되어 있지 않아도 작업 가능 o 입력 즉시 파일이 자동 저장되므로 작업 내용을 잃어버릴 염려 없음
WPS Office
Kingsoft Office Software의 ‘WPS Office’는 구글 플레이 스토어에서 '2015년 최고의 앱', '에디터의 선택', '최고의 개발사' 등의 명성을 가진 앱이다. 문서를 쉽고 빠르게 생성, 편집하는 데 역량을 집중한 올인원 오피스 앱이라고 할 수 있다.
o 다양한 클라우드에서 직접 편집 가능 o Wi-Fi, NFC, DLNA, 메일, WhatsApp, Telegram, Facebook, Twitter 등을 통한 문서 공유 가능 o 프레젠테이션에 특화된 다양한 기능, USB 및 Bluetooth 키보드와 호환 및 무선 인쇄 지원 o 낮은 하드웨어 요구 사양과 작은 크기의 오피스 앱(25MB 미만)으로, 거의 모든 Android 기기에서 이용 가능하고, 배터리 소모가 적음 o 모바일 터치스크린에서 친숙하고 직관적인 문서 조작 가능 o 46개 언어 및 수십 개의 파일 형식 지원
모바일 오피스 앱이 더 이상 단순한 기능만 구현이 되는 것이 아니라 보다 많은 기능을 제공하고 있어 공동작업이나 문서 작성, 편집을 할 수 있게 되었다. 따라서 편리한 모바일 오피스 앱을 잘 활용한다면 진정한 모바일 오피스를 구현해 업무 생산성 향상은 물론 업무의 질도 높아질 것이다.
아래 표에 보듯이 시스템, 편리성, 경제성에서 한 번 사용한 경험이 있는 이용자들의 만족도가 높은 것으로 나타나 모바일 오피스 앱 사용은 확대될 것으로 보인다.
하지만 바이러스, 악성코드 등의 보안사고가 스마트폰에서도 나타날 수 있어 위험도가 증가한다는 문제도 있다. 따라서 모바일오피스 단말에 대한 관리·보안의 필요성이 요구됨에 따라 최근 모바일단말관리(MDM)과 같은 새로운 솔루션이 등장했다. 모바일기기와 애플리케이션을 효율적으로 관리할 수 있을 뿐만 아니라 내부정보의 외부 유출도 방지하는 기능이 있다.
MDM 솔루션의 대표적인 기능은 ①데이터 유출 방지 ②원격 조정 ③원격 데이터 삭제 ④단말 위치 추적 ⑤앱 구동 통제·관리 ⑥단말 통제 등이 있다. MDM 솔루션의 보급으로 모바일 오피스를 사용자들은 좀더 안심하고 활용이 가능해 모바일 오피스 앱의 성장도 예상하고 있다.
