불과 몇 년 전과 비교해도 사무 환경은 많이 진화했고 지금도 진행중이다. 젊은 직원들로 인해 업무환경이 좀 더 스마트해지고 유연하게 변한 것이다. 이 스마트화와 유연성이 기업 경쟁력 향상에 직접적인 영향을 미치는 것은 물론이다. 스마트 사무환경, 즉 3S를 갖추지 못한 기업은 도태될 것이 분명하다. 이제는 최대한 똑똑하게(Smart), 신속하게(Speed), 간단명료하게(Simple) 업무를 처리할 수 인프라를 갖추는 것이 업무 선진화의 관건이며 이를 활용할 수 있는 적합한 인재를 보유하는 것이 기업의 경쟁 우위 요소이다.
뿐만 아니다 이제는 가상화 오피스까지 등장해 언제 어디서나 시간과 공간 상관없이 오프라인 사무실과 똑 같은 업무 환경을 갖추고 사무를 처리하고 있다. 실제로 이렇게 될 경우 해외 지사에 있는 직원들과 국내 있는 직원들이 프로젝트 팀을 구성할 수도 있어 글로벌 오피스의 개념도 생겨난다. 스마트와 유연성이 향상되어 협업이 가능해지고 기업은 파워풀 해진다.
오늘날 사무실은 더 이상 물리적 장소가 아니다. 직원들이 더 효율적으로 일하고 시너지를 발생하는 협업의 공간으로 만들어 주어야 한다. 개별 프로젝트 팀원들이 어디서나 원하는 방식으로 실시간 협업할 수 있도록 해야 한다. 이동 중에도 일할 수 있는 다양한 협업 툴들이 생겨나고 있고 클라우드, 모빌리티 등 새로운 협업 플랫폼들도 속속 발표된다.
설문 결과에 따르면 회사에서의 커뮤니케이션은 이메일이 과반 이상을 차지하고 있으며 다음으로 카카오톡, 밴드와 같은 메신저가 33%, 그룹웨어가 9.1% 순으로 나타났다. 아직도 전통적인 이메일이 습관화되어 압도적 비중을 차지하지만 근래에 등장한 메신저의 비약이 놀랍고 이 비중은 어쩌면 이메일의 영역을 넘어서는 날이 멀지 않을 것이다. 더군다나 최근에는 끼리끼리의 협업을 위한 단체 카톡방이나 밴드방이 폐쇄형 협업의 툴로 사용이 늘고 있는 것도 이런 추세를 보여준다.
위의 응답에서 전문 협업 툴인 그룹웨어가 10% 미만의 응답률을 보인 이유는 이 설문에서 알 수 있다. 아직도 70% 정도가 그룹웨어를 사용하지 않고 있는 현실 때문이다. 그러나 다음 설문에서 그룹웨어를 무료로 제공하면 사용할 의향이 있다는 응답이 76.1% 나 차지해 전문 협업 툴의 사용도 증가할 수 있다는 가능성을 보여준다.
지금의 현실은 시간과 공간을 초월해 일할 수 있는 스마트워크 시대로 이메일 이나 그룹웨어 같은 업무용 커뮤니케이션 툴의 한계를 벗어나 기업용 SNS와 같은 새로운 협업 툴이 속속 등장하고 있다. 이제 누구나 다 가지고 있는 휴대폰을 통해 사생활의 이용뿐만 아니라 유연하고 빠른 업무 커뮤니케이션 활용하는 비중이 늘어나고 협업이 중시되면서 기업용 모바일 협업 솔루션 활용도 늘어나고 있다.
글로벌 비즈니스 솔루션의 선두주자 마이크로소프트가 2012년 이용자 수 500만명 이상인 기업용SNS 야머를 인수한 것도 같은 맥락이다. 이제 대부분의 비즈니스 애플리케이션들에서는 협업 기능이 기본으로 제공되는 있다. 클라우드 애플리케이션의 내장 기능을 통해 협업이 쉽고 편해져 이용이 증가하고 있다. 또한 인앱 채팅, 메시징, 댓글과 같이 내장된 협업 도구를 통해 애플리케이션이 해결해 주고 있는 것이다. 이처럼 새로운 애플리케이션들은 협업 시간을 낭비하지 않고 부가 가치를 창출하도록 변환해 사람들이 핵심 업무에 집중하고 생산성을 제고할 수 있도록 지원한다.
기업용 메신저 서비스인 슬랙(Slack)이 등장 이후 P2P 비즈니스 리뷰 플랫폼인 G2 크라우드(G2 Crowd)에 따르면 한동안은 기업의 도입 열풍이 계속될 것이라고 전문가들은 예상하고 있다. 하지만 협업 솔루션 확산이 순조로운 것만은 아니다. G2 크라우드의 최고 연구 책임자 마이클 포세트에 따르면 팀 협업 소프트웨어는 반드시 필요한 소프트웨어가 아니라며 사용하는 직원들이 스스로 사용에 따른 편리성과 이익을 명확히 느끼고 솔루션을 사용할 가치가 있다는 점을 먼저 알리는 것이 도입의 관건이라고 한다. 그렇지 못한 상황에서 도입하는 도입하지 않는 것이 나을 수도 있다고 경고한다.
또한 조사 결과에 따르면 협업 소프트웨어의 사용자 도입 성패를 결정하는 요인 중 하나가 사용자 인터페이스라고 한다. 인터페이스는 사용자의 행동 변화를 유도하는 역할을 하는데 직원들이 기업용 협업 툴을 사용하도록 격려하려면 이메일, 왓스앱(WhatsApp), 트위터 같은 다른 커뮤니케이션 툴의 사용자 인터페이스와 비교해 뒤지지 않아야 한다는 것이다.
이러한 점들을 잘 해결해 직원들이 협업 툴을 사용하도록 유도할 수는 있을지 모르지만 지속 사용하게 하려면 수 많은 이메일 대신 수 많은 알림이나 메시지 때문에 불편해지는 점을 개선하는 것이 시급한 과제라고 한다. 단기간에 문제 해결법으로는 새 협업 툴에서 알림을 필터링 하는 방법, 활동을 채널로 분리하는 방법이 효과적이지만 장기적으로는 다른 대책이 필요하다고 한다. 즉 인공지능(AI)을 이용해 인공지능이 협업 도구에서 직원이 즉시 확인해야 할 내용과 노이즈를 필터링해 주는 방법 등이다.
이런 모든 현 상황 등을 고려해 협업 툴 도입에 대해 결론적으로 말하면 도입시기나 도입률에 집착하지 말아야 한다. 왜냐하면 협업 툴은 전 직원이 모두 이용하는 툴은 아니고 효율적으로 도입이 필요한 부서나 팀들이 도입하는 것이기 때문이다. 빠른 도입이나 전 직원 사용은 협업 툴 도입 성공의 요소가 아니다.
(참고자료)“새로운 업무 환경에서 성공의 필수 조건인 협업”, Zeus Kerravala, ZK Research A Division of Kerravala Consulting, 2014년 1월
