최근에는 그룹웨어와 KMS가 결합된 EIP(Enterprise Information Portal)로 업무 환경이 진화하고 있다. 그룹웨어는 조직의 경쟁력 향상과 이익 극대화를 위해 다수의 구성원들이 업무 프로세스를 함께 효과적으로 처리할 수 있도록 지원하는 소프트웨어로 구성원들이 공동작업을 수행할 수 있는 환경을 제공해 주고 이 공동작업을 통해 전체 조직의 생산성을 높이는 것을 목적으로 하고 있다.
KMS(지식관리시스템)는 조직내의 지식을 관리하기 위한 시스템을 통칭하는 소프트웨어로 지식사회로 발전함에 따라 기업경영을 지식 관점에서 접근하고 조직 내에서 발생하는 각종 유, 무형 지식을 정보시스템을 통해 효율적으로 관리한다.
KMS는 초기 문서관리 중심의 EDMS형태를 보였지만 점차 단순한 문서관리가 아닌 구성원간의 커뮤니케이션과 공동작업의 중요성이 부각되면서 기존의 그룹웨어나 검색엔진 기능을 강화한 형태로 변화해왔다. 그룹웨어 겸용 KMS솔루션이 바로 그러한 모습이다.
그룹웨어는 ERP와 함께 기업들에게서 많이 사용하던 시스템의 하나로 과거 오프라인과 타이핑을 통한 문서의 작업등과 같이 수작업을 통한 업무에서 시간과 공간의 제약에서 벗어나 온라인을 통해 작업을 함으로써 업무 생산성을 향상시키고 업무에 들어가는 비용과 시간을 줄임으로써 기업의 효율성을 증가시키는 역할을 했다. 하지만 이런 그룹웨어의 기능들은 단순한 단위업무의 관리에서 크게 벗어나지 못하였고 근래에 중요시되고 있는 비즈니스 프로세스의 관리는 하지 못하고 있다.
이런 단점을 극복하기 위해서 기업들은 BPM(Business Process Management) 시스템과 기존에 사용하고 있던 그룹웨어를 통합하여 프로세스를 관리할 수 있도록 확장하고 있으며 그런 의미에서 그룹웨어와 BPM의 통합은 큰 의미가 있다고 볼 수 있다. 이런 기존 시스템과의 통합은 시스템을 도입하는 기업의 입장에서는 많은 비용과 시간, 노력을 들여서 도입한 기존의 시스템을 버리지 않고 재활용 할 수 있어 BPM시스템 도입에 따른 비용과 시간을 획기적으로 줄일 수 있으며 업무 담당자들은 기존의 업무화면을 그대로 사용하여 새로운 시스템의 도입에 따른 부작용도 최소화 할 수 있다. ERP와의 연계 또한 그룹웨어와 크게 다르지 않는 효과를 낼 수가 있으며 그런 의미에서 ERP, 그룹웨어와 BPM을 통합하여 사용하면 더욱 큰 시너지 효과를 낼 수 있다고 본다. ERP에서 관리하던 기업에 중요한 데이터와 소스 속에 숨어있던 프로세스를 밖으로 끄집어내어 관리하고 업무 담당자들이 수행하던 단위업무들을 프로세스로 정의하여 관리함으로써 기업에 큰 경쟁력을 가져다 줄 수 있다.
KMS가 그룹웨어, EDMS(Electronic Document Management System) 등의 문서, 데이터를 지식으로 변환해 관리하고 여기에 검색 엔진, 지식 문서에 대한 평가 보상 등의 시스템을 갖춘 솔루션이라면 EIP는 기업 내외부의 모든 데이터를 EAI(Enterprise Application Integration)를 이용해 ERP(Enterprise Resource Planning), CRM(Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management) 등 기간 시스템들과 통합, 이를 단일 화면에서 개인화한 서비스라고 볼 수 있다. 여기에 근간을 두고 있는 EKP를 단순하게 도식화하면 KMS(그룹웨어+EDMS+검색 엔진)+EIP=EKP로 정의할 수 있다.
그룹웨어와 KMS의 개념
그룹웨어는 조직의 경쟁력 향상과 이익 극대화를 위해 다수의 사람이 업무 프로세스를 함께 효과적으로 처리할 수 있도록 지원하는 소프트웨어로 정의할 수 있다. 그룹웨어는 공동 작업이나 공동 목표에 참여하는 다양한 작업 그룹을 지원하며 신속하고 정확한 의사 결정을 내릴 수 있도록 지원하는 의사 결정 지원 시스템의 역할도 일부 포함한다. 그룹웨어가 다른 사무용 패키지 솔루션과 구별되는 가장 큰 특징은 조직원들이 공동 작업을 수행할 수 있는 환경을 제공해 준다는 점이며 이 공동 작업을 통해 전체 조직의 생산성을 높이는 것을 목적으로 하고 있다.
지식 관리 시스템(Knowledge Management System, KMS)은 조직 내의 지식을 관리하기 위한 시스템을 통칭하는 용어이다. 산업 사회에서 지식 사회로 발전하면서 기업 경영을 지식이라는 관점에서 접근하고 조직 내에서 발생하는 각종 유무형 지식을 정보 시스템을 통해 효율적으로 관리하여 결과적으로 지식의 축적과 활용을 촉진하기 위한 시스템이다.
최근에는 그룹웨어와 KMS를 명확히 구분짓기 어려운 경우가 많다. KMS의 경우 등장 초기에는 문서 관리 중심의 EDMS 형태를 띄었지만 지식의 축적과 관리에 있어 단순한 문서 관리가 아닌 조직원 간의 커뮤니케이션과 공동 작업이 중요하게 부각되면서 기존의 그룹웨어에 EDMS나 검색 엔진 기능을 강화한 형태의 그룹웨어 겸용 KMS 솔루션들이 선보였기 때문이다.
2000년 초반부터 선보이기 시작한 기업 포탈, 또는 EIP(Enterprise Information Portal)은 그룹웨어와 KMS와의 결합의 가장 발전된 형태라고 할 수 있다. EIP는 기존의 그룹웨어와 KMS의 기능을 모두 포함하는 동시에 조직 내외의 다양한 애플리케이션에 대한 단일 인터페이스를 제공하고 협업의 대상자를 조직원 이외에 제휴사나 고객으로까지 확장시켰다. 솔루션 측면에서도 그룹웨어와 KMS, EIP는 연장선상에 있다. 그룹웨어를 제공하던 벤더들이 문서 관리와 검색 기능을 강화시켜 KMS 솔루션을 선보였듯이 기존의 그룹웨어와 KMS 벤더들이 클라이언트/서버에서 웹 기반으로 옮겨가고 개인화 기능 등을 추가하면서 EIP로 옷을 갈아 입고 있는 경향을 보이고 있다.
그룹웨어의 기능
그룹웨어의 기능은 크게 기본 기능, 정보 공유 기능, 의사 결정 기능, 흐름 관리 기능, 기타 기능으로 구분할 수 있다.
o 기본 기능: 문서 작성 기능
기본 기능은 문서 작성 기능 등으로 사용자가 직접 작업하는 기본적으로 필요한 기능을 지원한다.
o 정보 공유 기능: e메일, 게시판, 메신저 기능
정보 공유 기능은 사용자간에 공동 업무를 수행하는데 있어 업무 정보를 주고 받고 이를 저장, 검색할 수 있도록 지원하는 기능이며 정보 유통 기능과 정보 축적 기능, 정보 검색 기능이 있다.
o 의사 결정 기능: 전자 결재 기능
의사 결정 기능은 신속하고 정확한 의사 결정을 내릴 수 있도록 지원하는 시스템으로 전자 결재 기능과 전자 회의 기능 등이 있다.
최근에는 이와 같은 그룹웨어의 기본 기능 이외에 PDA, 핸드폰과 같은 무선 디바이스 지원 기능이나 메신저 기능 등이 추가되기도 하고 ERP, KMS, EDMS와 같은 관련 시스템으로의 연동 기능을 제공하는 것이 추세이다.
KMS 기능
KMS의 세부 기능은 벤더와 솔루션에 따라 상당한 차이를 보이지만 기본적인 아키텍처는 영국의 리서치 기관 오범(Ovum)사가 제안하는 아래와 같은 기본 아키텍처를 따르고 있는 경우가 대부분이다. 이 아키텍처에 서는 가장 하부에 ERP, CRM, SCM, 그룹웨어에서 나오는 정형 데이터와 e메일, 각종 멀티미디어 파일과 같은 비정형 데이터와의 인터페이스가 있으며 그 위에 이 인터페이스를 통해 추출되는 지식 데이터를 담을 수 있는 지식 베이스, 지식 컨테이너 역할을 하는 지식 저장소(Knowledge Repository)가 존재한다. 검색, 네비게이션 하는 것을 가능케 해주는 지식 분류 체계인 지식맵(Knowledge Map)과 검색 엔진이 그 위에 놓인다. 최근에는 다양한 종류의 지식을 찾을 수 있는 원스톱(One-Stop) 창구 역할을 하는 지식 포탈(Knowledge Portal)을 활용하는 것이 일반적이다. 또는 그룹웨어와 지식 포탈을 통합한 EIP(Enterprise Information Portal) 또는 EKP(Enterprise Knowledge Portal) 등의 형태로 선보이기도 한다.
o 지식 저장소(Knowledge Repository, Knowledge Base)
정형, 비정형 데이터를 저장하는 데이터베이스로 지식관련 정보의 물리적 저장 및 가공을 담당한다. 지식 저장소는 데이터를 직접 담고 있는 것이 아니라 지식 데이터에 대한 메타 정보와 각 지식 데이터가 존재하는 위치(다른 시스템의 데이터베이스 또는 파일 서버 등)를 가리키는 인터페이스를 제공한다.
o 지식맵(Knowledge Map)
지식맵이란 기업의 기억 장치를 구성하는 다양한 자원들을 위한 전체적인 분류 체계이다. 지적 자원들을 탐색하려는 사용자들, 심지어 자신이 무엇을 찾고 있는지 잘 모르는 사람들을 위해 정보를 쉽게 찾을 수 있도록 도와주기 위해 설계하는 것이다. 지식맵은 지식 저장소 내에 저장되어 있는 지식, 조직 내외의 다른 정보 시스템에 저장되어 있는 지식을 인덱싱하는 역할을 수행한다.
o 검색 및 범주화(Search & Categorization)
검색 및 범주화 기능은 내용과 관계 검색(Relative Search) 결과를 컨텍스트 기반(Context-Based)으로 찾아내는 것이다. 검색과 범주화와 별도로 분류법(Taxonomy)이 포함되는 경우도 있다.
o 협업(Collaboration) 툴
협업 툴은 KMS를 통한 공동 지식 창출 및 관리, 활용에 중요한 역할을 한다. e메일, 게시판 등도 협업 툴의 일종이며, 최근에는 메신저나 넷미팅, 화상 회의, 온라인 프리젠테이션 도구 등이 유용한 협업 툴로 활용되고 있다.
그밖에 KMS을 지원하는 필수 기술 요소는 다음과 같다.
KMS 도입 성공 요인(Key Success Factors)
KMS는 경영 전략과 조직 문화와 밀접한 관계를 가지고 있다. 때문에 경영자의 리더십이나 지식 경영 문화 정착, 보상 제도의 도입 등이 KMS의 성공 요인으로 지적되는 것도 이 때문이다.
o 최고 경영자의 리더십
CEO(최고 경영자)의 관심과 CKO(지식경영 총괄책임자) 및 CIO(지식경영 정보 책임자)의 확고한 지식경영에 대한 전략수립 및 구현에 열성이 있어야 하며 지식경영을 위한 TFT조직 구성 등의 적극적인 지원책이 따라야 한다
o 프로세스와의 연계 및 표준화
조직의 업무 프로세스와 지식을 공유 또는 창출하여 이를 연계하거나 지식경영 프로세스와 정책의 표준, 규정을 만들어야 하며 지식의 평가 및 보호체계를 수립해야 효율적이다.
o 다양한 컨텐츠 구성
업무 프로세스 상의 필요지식을 추출하여 이용하도록 하거나 조직의 비전 및 업무 방향을 고려하여 지식의 체계적인 분류를 치밀하게 하여 다양한 컨텐츠를 구성해야 효과적이다.
o 지식 경영 문화 정착
지식 경영에 대한 사내 공감대 형성 및 활성화를 위한 홍보 및 교육이 필요하며 KMS를 적극 활용할 수 있는 활동의 동기부여 정책이 도입되어야 한다.
o 보상 제도의 도입
사람들은 자기만이 알고 있는 지식을 무상으로 내어 놓기는 싫어하는 속성을 가지고 있으므로 이를 해소할 수 있는 중요한 선결 과제로 각종 보상 제도의 도입 전략을 수립해야 한다. 지식경영은 사람 즉, 인적 자원이 가장 중요하며 이들이 지식 경영에 동참할 수 있도록 유도하려면 마일리지 도입 등 분명한 지식 평가와 인센티브 제도를 도입해야 한다.
