N사는 1997년 설립이래 소비자가 만족할 수 있는 품질 좋은 제품을 최상의 상태로, 합리적인 가격에 공급하여 많은 사람들이 행복하게 와인을 즐기는 문화를 만들기 위해 사업을 전개하여 온 회사이다, 국내 최초로 누적판매 700만병을 달성하며 국민와인이라 불리는 몬테스를 필두로 600여종의 세계적인 와인을 국내에 독점 공급하고 있는 기업이다.

     이번 그룹웨어 구축사업은, 기존 각기 다른 그룹웨어 시스템을 사용하던 N사와 계열사인 종합물류 전문업체 O사를 대상으로 업무 프로세스 표준화 및 체계적인 문서관리를 목표로 Orange PKG 로 그룹웨어 구축사업에 착수하여 구축기간은 3개월이 소요되었다. 

     회사 내에서의 그룹웨어의 역할을 살펴보면 그룹웨어는 직업 작업환경의 일반적인 프로세스인 결재 흐름 등을 전자적인 수단으로 통제하고 최대한의 생산성으로 처리되게 하는 핵심BPR 도구이다. 정보공유 환경으로 데이터베이스를 제공해 이를 통해 공동작업에 대한 데이터를 통합하여 이 데이터에 대한 변화를 작업 흐름으로 관리한다. 실질적으로 BPR은 기업활동을 보다 효율적으로 하기 위한 시스템의 구성 또는 이를 실행하는 총체적 행위로서 업무흐름에 대한 직접적인 지원 등에서 그룹웨어는 효과적인 BPR구현 수단이 된다.

     N사와 O사는 이번이 두 번째 그룹웨어 시스템 도입으로 그룹웨어의 여러 가지 많은 기능구현에 중점을 두지 않고, 위에서 기술한 본질적인 그룹웨어의 역할을 충실히 수행할 수 있는 시스템 기반이 탄탄한 제품을 선택하였고 향후 확장될 계열사 간의 표준화를 염두에 두고  사업 진행을 추진하였다.

     이번 구축사업을 통해 N사와 O사는 Orange PKG를 기반으로 전사내의 산재된 양식을 표준화하여, 업무 프로세스 최적화 작업을 하였으며 특히 사내문서 및 결재문서에 대한 체계적인 문서관리를 구축하였다. 이번 프로젝트의 도입목표 다음과 같다.

     N사는 유통 전문회사로서 사내문서 및 결재문서의 관리가 중요하다. 이에 문서의 생성부터 폐기까지 체계적 관리가 필요하여, 문서관리시스템을 적용, 각종 문서에 대한 관리감독에 용이하게 구축하였다.

적용된 문서관리시스템 구성을 상세히 살펴보면 다음과 같다.

(1) 문서관리 기능도

     향후 이노비즈가 구축 완료한 기간시스템(UNIERP)과 Orange그룹웨어를 연계 계획 중이며 이번 구축을 통해 기존의 계열사마다 각각의 그룹웨어시스템 사용에서 Orange시스템으로 단일화하여 전사의 통합된 업무포탈을 구축함으로서 조직경쟁력을 확보하는 업무소통 기반을 마련, 업무생산성 향상을 기대하고 있다.